Правила электронной переписки

Главное, чтобы текст передавал идею без каких-либо недоразумений и говорил в каждой строчке о профессиональных умениях и искренности человека. Знайте, что письма по работе существенно отличаются от всех прочих. Им предназначено быть точными, ясными, грамотными, осмысленными и соответствующими теме. Непрофессионально написанное письмо явно ложится пятном не только на отправителя, а и на целую фирму.

В теме письма вразумительно и кратко сообщите, о чем пойдет речь. Приступайте к написанию темы с заглавной буквы и не присоединяйте к простому сообщению высокую важность, иначе люди в один прекрасный день поместят вас в "чёрный список". Не пишите витиевато, это вызовет верное понимание того, о чём вы пишете. Всегда используйте орфографическую проверку и не употребляйте слова, значение которых вам неизвестно. Не пишите письма крупным жирным шрифтом. У адресата создастся впечатление, что вы говорите на повышенных тонах, что, наверное, вызовет ответную эмоциональную реакцию.

В переписке между партнерами категорически не допускаются смайлы и обилие вопросительных знаков. Остерегайтесь использования цветных шрифтов, фоновых картинок, рисунков, стилей. Если вы пишите подробное письмо, разделите его на абзацы отделенные пустой строкой, для удобства чтения. Если шлете письмом приложение, удостоверьтесь, что прикреплён верный файл, он не вызывает проблем в другой операционной системе и не слишком тяжелый для отправки. Обычно рекомендуется высылать ответное письмо не более, чем через сутки после получения. А желательно все-таки в тот же рабочий день.

Не отправляйте единственное письмо всем получателям. Не ленитесь писать по очереди к каждому. Обязательно перечитывайте письмо перед отправлением. Эти рекомендации по правилам электронной переписки укрепят ваши деловые отношения и зарекомендуют как профессионала своего дела.