Современные правила электронной переписки по E-mail
Если сравнивать электронную почту с телефонными разговорами, то можно сделать вывод, что встречи и разговоры по телефону не представляют комфортного расположения временем. Поскольку емейл позволяет планировать расписание отправки писем или каких то важных уведомлений практически в любое время суток. К примеру поздно ночью мы подготовили какой то отчет и он должен быть рано утром у начальника и его зама на столе. Для этого достаточно создать письмо и задать ему время отправки сразу на две почты. В этом случае мы ровно в срок доставим нужный отчет, при этом заслужив доверие со стороны начальства.
Одним словом об этом чуде как E-mail, можно сказать с уверенностью что, он является общепринятым видом коммуникации в жизни бизнеса и карьерного роста. Но при создании какого либо письма нужно серььёзно обращать внимания на правила хорошего тона и грамматическом оформлении. При каждом написании подобных сообщений постоянно нужно отслеживать, чтобы текст письма передавал информацию кратко, ясно и локонично, а так же говорил о ваших личностных профессиональных навыков в сфоере вашей профессии. Не забывайте, рабочие сообщения значительно отличаются от остальных! Они должны быть отчетливыми, точными, грамотными, профессиональными, краткими и написанными по существу. Неграмотное письмо в большинстве случаев ложится пятном не только на того, кто его отправляет, но и на всю компанию. Длинные письма читать утомительно поэтому не нужно забывать известную поговорку что "Краткость - сестра таланта". Тут бы еще хотелось добавить что не только краткось имеет важное значение но и грамотно сформулированное письмо.
Что касается пошагового обращения при создании письма, то тут выделим по пунктам. Заголовок, тело письма и подпись. В загловке необходимо понятно и в кратце охарактеризуйте ваше послание, т.е. выложить чёткую суть письма. Заголовок это тоже новое предложение, а посему нужно начинать его всегда с заглавной буквы. Как вы знаете электронным письмам можно присваивать различные статусы из предлагаемых почтовыми прогрммами такими известными как Outlook Express, The Bat, Mozilla Thunderbird, PegasusMail и другими. Какие из них использовать, кадый решит для себя сам. Ну вернемся к нашей теме. Так вот, нет никакой необходимсоти присваивать к каждому письму особую важность, иначе в скором времени ваши получатели начнут игнорировать ваши письма или не придавать им особого значения. В самом же теле письма старайтесь не злоупотреблять большие и громоздкими предложения, это никак не гарантирует вам, о том что ваши получатели, быстро и полноценно поймут о том, о чём вы тут им пишете. Как можно чащу делайте проверку орфографии и пунктуации. Не стоит использовать слова и фразы, толкование которых вы не знаете и ваши собеседники возможно тоже. Неприемлемо писать в деловых письмах, да и в любых других, прописными буквами т.е. заглавными, это точно не красиво как зачастую думают очень многие. У реципиента тут сделаю пометку (от лат. recipiens, родительный падеж recipientis — получающий, принимающий) появится ощущение, что вы говорите на повышенных тонах, что, возможно, вызовет недовольство.
В корпоративных письмах, как правило, категорически не допускаются смайлы ненужные иконки и другие эмоциональные значки. Избегайте использования курсива, рисунков, виньеток, рамок, прочих украшений, которые уместны в дружеской переписке. Если вы пишите большое письмо, то разбейте его на пункты для легкого чтения и простого цитирования. Когда посылаете вложение с письмом, посмотрите еще раз, что вы взяли верный файл, он не вызывает проблем при чтении на компьютере другого пользователя и имеет небольшой размер (до 3мб без согласования с получателем.). Принято высылать ответное письмо не более, чем через день после получения. Хотя оптимальнее как можно быстрее.
Дурным тоном считается слать единственное письмо, обезличенное, многим получателям. Обращайтесь лично к каждому из получателей. Рекомендуется просмотреть письмо перед тем, как нажать "Отправить".